南通理工学院广告制作办法
为规范学校广告类制作程序，提高学校各部门、各学院广告制作经费的使用效益和办事效率，特制定本办法。
学校广告制作实行每年度集中招标采购制定常用材料、服务的价格,签订广告年度合作协议，并在资产与基建处网站公布；日常制作时不在合同范围内的广告制作采用询价采购方式；特殊情况须经批准。
学校广告制作的采购部门为资产与基建处采购与招投标中心。
广告制作商是指向学校提供广告设计、宣传、制作或者服务的法人、其他组织或者自然人。广告制作商一般应具备以下条件：
1、具有独立承担民事责任的能力；
2、具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；
3、具有履行学校广告制作等所必需的专业技术能力；
4、在经营活动中没有重大违法记录。
学校各职能部门依据需求进行各类广告制作，凡单次广告制作的金额在1000元以内（含1000元）且在资产与基建处公布的合同清单范围内的，由各职能部门自行办理报销手续，报销时需附已制作好的现场图片，由财务处、资产与基建处进行抽查验收；凡单次广告制作的金额在1000元以上或不在资产与基建处公布的合同清单范围内的，各职能部门应如实填报“广告制作申请”，“广告制作申请”是学校各个部门通知资产与基建处进行广告制作的一种凭证，也是通知学校采购部门进行广告制作的第一环节。使用单位一般应提前10天以上、需特殊制作的项目应至少提前20天以上提出广告制作需求，报部门负责人审批。
1、各部门填报的“广告制作申请”，资产与基建处原则上只受理经OA办公系统提交的申请。
2、特殊情况需按紧急情况办理时，可在“广告制作申请”备注栏注明原因，并第一时间与采购与招投标中心取得联系。
采购与招投标中心收到广告制作申请后，应根据广告制作的金额、预算和其它实际情况，采取相应的采购方式进行广告制作。
广告制作采用询价方式采购的，应当遵循下列程序：
1、采购部门和申请部门组成的询价小组（至少两人）对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项作出规定。
2、询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。
3、询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。
4、根据符合广告制作需求、质量和服务等且性价比最高的原则确定成交广告制作商，并将结果通知所有被询价的未成交的广告制作商。
学校和广告制作商之间的权利和义务，按照平等、自愿的原则以合同的方式约定，并采用书面形式。签定广告制作合同应注意以下几个方面：
1、合同符合民法典，大宗（贰万元以上）合同必须经过分管校长审核，并作为第一责任人在合同上签字。
2、签定合同时，应由学校采购部门，申购部门和其他相关部门共同完成。
3、合同必须对需广告制作的物品或服务的品种、规格、工艺、数量、质量、验收方式、付款方式、制作期限和违约责任等做出明确规定。
4、合同一式四份，资产管理处、供应商、财务处、学校档案室各存一份。
壹万元以上（含壹万元）的广告制作项目，需签订广告制作合同，金额较小（壹万元以内）的广告制作项目，发票是双方履行责任的主要依据，一般不再签定其它合同。如果有服务或质量方面的要求，需让其在发票上注明。
采购部门汇同使用部门和其他相关部门组织对广告制作商履约的验收。各部门在验收时应严格把关，对质量不符、工艺不达标、数量不准、服务等达不到合同要求的，验收成员在广告制作验收单上签字时应标注不合格并注明原因。只有广告制作商全面履行了责任后，验收人员方可在广告制作验收单上签字表明合格。验收人员签字后将承担相应的法律责任。
付款是整个广告制作活动中一项非常重要的工作。为避免产生问题，付款中要注意以下几点：
1、当月完成的广告制作，使用部门或采购部门应在次月1日起10个工作日内完成报销手续。
2、当月完成的广告制作由采购部门报销的，使用部门或广告制作商应在当月月底前（最迟不得超过次月1日下班前）将广告制作验收单连同广告制作发票等凭证送采购部门，由采购部门向财务部门申请付款。
3、采购部门应在收到上述原始凭证后，对其进行认真审核并填制“支出证明单”，并应在次月1日起10个工作日内将经有关领导签认后的支出证明单送财务部门办理审核报销手续。
3、财务部门按合同规定的期限和方式支付采购款。
4、出纳办理付款时，应严格核对支付凭证上的金额、收款单位、审核批准手续、相关原始凭证等。如有疑问，应及时查询后才能支付。
本办法解释权归资产与基建处，从二零二一年九月一日起开始实施。
